Beratung und Wandel für 1,14 Millionen Euro

Von Sebastian Brosowski

In den letzten Monaten geriet die Georg-August-Universität Göttingen immer wieder in die Schlagzeilen. Der Grund: Ein abstrakter „Change-Management“-Prozess namens „Pro.Admin“ – und die Kooperation der Universität mit der Boston Consulting Group (BCG) für ebenjenen Prozess. Worum geht es bei der ganzen Sache?

Die Boston Consulting Group

Die Geschichte beginnt im Jahr 1963. Zum Vergleich, wie lange das her ist: 1963 wird John F. Kennedy ermordet, Konrad Adenauer geht in den Ruhestand und Martin Luther King hält seine „I Have a Dream“-Rede. Doch wir befinden uns in Boston, wo Bruce Henderson die Boston Consulting Group gründet.

Die Firma wächst schnell und eröffnet bereits 1966 ihr erstes Auslandsbüro in Tokyo. In den 1970ern entwickelt sie die BCG-Matrix, die jedem BWL-Studierenden, der diesen Beitrag liest, etwas sagen wird. Es ist eine Matrix für Produktmanagement und Innovation, die immer wieder kritisiert wird. Heute ist die BCG eine der größten Unternehmensberatungen der Welt.

Doch mit wachsender Größe mehren sich auch die Verwicklungen in Skandale. 2020 enthüllte die New York Times die Zusammenarbeit der BCG mit Isabel dos Santos, die die natürlichen Ressourcen Angolas ausbeutete, während das Land unter Armut litt. Das kann wohl kaum mit dem „positive social impact“ gemeint sein, der im „Code of Conduct“ der BCG beschrieben wird.

Es ist nicht klar, ob die Boston Consulting Group immer im besten Interesse der Gemeinschaft – oder dem ihrer Kunden – handelt.

Auch für Saudi-Arabien arbeitete die BCG – und zwar an der kontroversen Bewerbung um die FIFA-Weltmeisterschaft im Jahr 2030. Das Projekt, das letztlich erfolglos blieb, war Teil der sogenannten „Vision 2030“, einem Plan, der Kronprinz Mohammed bin Salman dabei helfen soll, seine Macht zu festigen. Bei der Planung eines schwedischen Krankenhauses sorgten BCG-Berater für zahlreiche Mehrkosten aufgrund von mangelnder Transparenz und Interessenskonflikten. Soweit zum „Code of Conduct“. Der besagt: „We make decisions and act in a manner that is independent and objective.“

Diese Kontroversen werfen ernsthafte Fragen über die ethischen Praktiken der BCG auf. Es ist nicht klar, ob die Firma immer im besten Interesse der Gemeinschaft – oder dem ihrer Kunden – handelt oder ob sie stattdessen nur auf kurzfristigen finanziellen Gewinn ausgerichtet ist. Man sollte also genauestens prüfen, ob man eine solche Firma engagieren will und ob sie mit den eigenen Grundsätzen übereinstimmt.

„Pro.Admin“: „Change-Management für die Zentralverwaltung und zentralen Einrichtungen“

Hat die Universität dies genau geprüft? Trotz dieser Kontroversen ist die BCG seit diesem Jahr Teil eines kryptisch klingenden Projektes namens „Pro.Admin“. Das Präsidium hat diesen sogenannten „Change-Management“-Prozess ins Leben gerufen, um sich an „wandelnde Umwelt- und Rahmenbedingungen“ anzupassen.

Vom Projekt war öffentlich erstmals in einem Uni-Newsletter die Rede. Valérie Schüller, die Vizepräsidentin für Finanzen und Personal, erklärte dort zur Zielsetzung: „Erreicht werden soll eine Überprüfung der Prozesse, mit dem Ziel, die bestmögliche Ressourcenverteilung gemessen an der strategischen Zielsetzung der Universität und der daran orientierten Aufgabenstruktur zu erreichen.“

Doch was bedeutet das für jemanden, der kein Wirtschaftssprech versteht? Schlüsseln wir das hier mal kurz auf: Ressourcen umfassen erst einmal nicht nur finanzielle Mittel, also Geld, welches der Uni zur Verfügung steht, sondern beispielsweise auch Personal oder Zeit. Letztendlich ist Geld für die Uni knapp, das zeigen auch zahlreiche Einsparversuche der letzten Jahre, bei denen es um Stellenreduzierungen, Pläne zum Streichen von Studiengängen und Ähnlichem ging. Dass es bei bestmöglicher Ressourcenverteilung also vor allem ums Geld gehen wird, ist nicht ganz weit hergeholt.

Das Projekt selbst möchte eine „Kultur des Gestaltens statt des Verwaltens“ etablieren, doch das genaue Ziel ist vermutlich ein anderes.

Doch das Projekt versteht sich nicht als „reines Projekt zur Kostensenkung“ – es geht auch um die Reduktion von Dopplungen in Verwaltungsprozessen der Universität, um Ressourcen besser auf die Ziele der Universität auszurichten. Aus Sicht des Uni-Präsidiums ist dies notwendig, um administrative Prozesse zu beschleunigen und so auch die Zufriedenheit bei Mitarbeitenden zu erhöhen.

Was aber ist mit der strategischen Ausrichtung der Universität gemeint? Das Projekt selbst möchte eine „Kultur des Gestaltens statt des Verwaltens“ etablieren, doch das genaue Ziel ist vermutlich ein anderes. Es erschließt sich, wenn man sich die vergangenen Pressemitteilungen und Newsletter der Uni anschaut – oder den Grund für Präsidentin Beisiegels Rücktritt im Jahr 2019. Es geht um die Exzellenzstrategie: Die Uni will möglichst viele Exzellenzcluster nach Göttingen holen – und damit wieder Exzellenzuniversität werden, wie früher.

„Bestmögliche Ressourcenverteilung gemessen an der strategischen Zielsetzung“ könnte also bedeuten, Geld und Zeit in der Verwaltung und zugehörigen Bereichen zu sparen, um diese Ressourcen in die Exzellenzstrategie zu stecken. In anderen Bereichen müsste dann entweder mit weniger Geld effizienter umgegangen werden. Oder Aufgaben könnten komplett wegfallen. Darüber lässt sich zumindest spekulieren.

„Pro.Admin“ und die Boston Consulting Group 

Nach einigen internen Gesprächen – unter anderem im Georgia-Augusta-Dialog mit Hochschulangehörigen – beschloss die Universität, eine externe Beratungsfirma zu engagieren. Doch warum eigentlich eine externe Beratungsfirma? Die Universität hat eigentlich Profis für diese Dinge: Zu finden sind diese in der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät an der Professur für Organisation. Dort sitzen die internen Profis für Prozessmanagement. Warum hat man diese außen vor gelassen?

Das Präsidium der Universität führt an, es habe eine unabhängige Meinung zum „Change-Management“ gesucht. Nach dieser Logik fallen alle universitätsnahen Professuren und Unternehmen raus. Zumindest die Universitätsmedizin hat jedoch bereits mit der BCG zusammengearbeitet. Das Präsidium der Universität scheint darin kein Problem zu sehen.

Abgesehen davon ist die BCG in diesem Prozess nicht gerade günstig. Der Vertrag, der öffentlich und EU-weit ausgeschrieben werden musste, hatte einen Zuschlagswert von insgesamt 1,14 Millionen Euro – was irritiert, da das Projekt ursprünglich für 420.000 Euro ausgeschrieben wurde. Wieso hat sich dieser Wert plötzlich verdreifacht? Auf Anfrage von GöHört hin beruft sich die Universität auf die Vertraulichkeit der Verträge.

Unklar ist ebenso, warum die BCG den Zuschlag erhielt – und nicht der unbekannte andere Mitbewerber. Begründet wurde dies mit der „Qualität der Konzepte“ und dem „Angebotspreis“. Auch hier beruft sich die Universität auf GöHört-Anfrage auf die Vertraulichkeit ihrer Verträge.

Die ersten Ergebnisse: schlechte Kommunikation trifft auf Öffentlichkeit 

Doch was sind denn nun die ersten Ergebnisse? Auch das ist schwer zu sagen – und hat mit viel schlechter Kommunikation und Intransparenz zu tun.

Laut Informationen des Göttinger Tageblatts stellten die ersten Empfehlungen der BCG das Direktorium der Niedersächsischen Staats- und Universitätsbibliothek (SUB) in Frage. Nach Einschätzung eines Mitarbeiters hätte dies zur Folge gehabt, dass der Auftrag der SUB als Forschungsbibliothek eingeschränkt und auf die Bücheranschaffung und -aufbewahrung reduziert worden wäre.

Göttingen International sollte aufgelöst und in die einzelnen Fakultäten ausgegliedert werden. Die Stabsstelle Chancengleichheit, die aktuell sowohl für Mitarbeitende als auch Studierende zuständig ist, sollte in die Personalabteilung integriert werden. Die Rechnungsstellen für Reisekosten sollten zentralisiert werden.

Nachdem die Vorschläge bekannt wurden, regte sich schnell öffentlicher Protest gegen die Umstrukturierung der SUB. Eine Online-Petition erreichte über 2.000 Unterschriften, die Frankfurter Allgemeine Zeitung schrieb über die Universität, sie verfolge einen „kopflosen Plan“.

Viele Mitarbeitende waren verärgert, dass sie über die Vorgänge im Dunkeln gelassen worden waren.

Die Universität dementierte, dass die Vorschläge tatsächlich in diese Richtung gehen. Sie stellte in einer Pressemitteilung klar, der Forschungsauftrag der SUB solle nicht eingeschränkt werden. Auf einer eigens für den „Pro.Admin“-Prozess eingerichteten Seite der Universität wird beteuert, es ginge allein darum, jene administrativen Strukturen zu vereinfachen und zu bündeln, die man in die Zentralverwaltung integrieren könnte.

Das bedeutet: Integration von Abteilungen wie Personal, Finanzen, Hausmeisterdienste und Ähnlichem in die Zentralverwaltung und Fokussierung auf die Aufgaben einer Forschungsbibliothek. Ein Direktorium würde die SUB demnach behalten. Göttingen International solle in eine größere Strategieabteilung integriert werden, Personal für Serviceleistungen solle künftig in der Abteilung Studium und Lehre arbeiten.

Dass die Integration der Stabsstelle Chancengleichheit in die Personalabteilung ihre Unabhängigkeit oder ihren Auftrag verkompliziert, verneint die Universität gänzlich. Schließlich betont die Universität immer wieder, dass es sich lediglich um Vorschläge handelt, nicht um vollendete Tatsachen.

In der äußerst gut besuchten Senatssitzung am 12. Juli 2023 hagelte es Kritik – nicht nur an den Vorschlägen, sondern auch an der Kommunikation. Laut Informationen des Göttinger Tageblatts stellte sich nun zwar heraus, dass manche zuvor geäußerte Befürchtung unbegründet war. Dennoch waren viele Mitarbeitende verärgert, dass sie über die Vorgänge im Dunkeln gelassen worden waren. Das Projekt erzeuge hauptsächlich Unsicherheit bei ihnen.

Die Kommunikation des Präsidiums ist hierbei wohl mitschuldig. Präsident Metin Tolan erklärte zwar später in einem Newsletter, die Universität habe die Vorschläge bereits 49-mal Uni-intern diskutieren lassen und werde sie nun auf ihre Umsetzbarkeit prüfen. Jedoch ist fraglich, inwieweit die Termine Partizipationscharakter hatten oder sich auf das Informieren beschränkten. Über die Dauer und das Setting ist schließlich kaum etwas bekannt.

Die Kommunikationspolitik verteidigte Tolan: Transparenz sei das wichtigste Anliegen der Universität gewesen. Daher habe es auch drei Newsletter-Ausgaben zu dem Thema gegeben.

Die Diskussion: Doppelstrukturen versus Personalsorgen

Als die Universität am 22. August die nächsten Schritte vorstellte, war eine ähnliche Unmut bei den Mitarbeitenden zu erkennen. Presseberichten zufolge hinterfragten zahlreiche Mitarbeitende das Vorgehen der BCG. Die Unternehmensberater hatten für die Erstellung der Vorschläge gerade einmal zwölf Wochen Zeit, sie befragten dabei etwa 40 Leute in wichtigen Bereichen der Zentralverwaltung.

Allerdings kam Kritik auf, dass bestimmte Personen nicht mit einbezogen wurden. Mit Jacqueline Schubert blieb beispielsweise die Geschäftsführerin der Philosophischen Fakultät außen vor. Auch wurde der selbstgemachte Zeitdruck von zwölf Wochen kritisiert.

„Die Forschungsbibliothek SUB stand niemals auch nur irgendwie zur Diskussion.“

Metin Tolan, Präsident der Uni Göttingen

Zahlreiche Mitarbeitende warnten zudem, die Zentralverwaltung könne diese zusätzlichen Aufgaben nicht allein stemmen, es fehle Personal. Prozesse zu digitalisieren, das könne zwar helfen – das hierfür zuständige Personal sei aber zunehmend überlastet oder verlasse die Universität. Ein Mitarbeiter forderte daher die Entfristung von Arbeitsverträgen, um diese Situation zu verbessern. Vizepräsidentin Schüller reagierte darauf nur sehr zurückhaltend.

Die Universitätsvertreter betonten, es gehe darum, Dopplungen im Verwaltungsprozess zu verringern – auch außerhalb der SUB. Gerade in den Fakultäten auf dem Nordcampus gebe es zahlreiche eigenständige Abteilungen für Finanzen, Personal oder IT. Doppelstrukturen, die in der Zentralverwaltung gebündelt werden könnten, so die Idee. Allerdings weist auch die BCG darauf hin, dass dabei fakultätsspezifisches Know-how verloren gehen könnte.

Prozesse zentralisieren und die Digitalisierung vorantreiben – dafür brauche man keine Unternehmensberatung, kritisierten mehrere Teilnehmer der Veranstaltung. Vizepräsidentin Schüller beschwichtigte, die BCG habe nicht den Auftrag, ihre Kosten durch Kürzungen zu decken. Dies bedeutet zwar, dass keine Stellen gestrichen werden sollen – aber auch, dass die 1,14 Millionen Euro Vertragswert ein Verlust für die Universität sein könnten. Eine Universität, die stets klamm bei Kasse ist.

Zum Thema Zukunft der SUB stellte Präsident Tolan klar: „Die Forschungsbibliothek SUB stand niemals auch nur irgendwie zur Diskussion.“ Außerdem unterstrich er, dass noch keine Entscheidungen getroffen wurden.

Wie geht es weiter?

Das Präsidium wird seine Entscheidungen besser kommunizieren müssen. In den nächsten Monaten sollen Stellungnahmen der Fachabteilungen eingeholt und Beteiligungsformate eingerichtet werden. Vizepräsidentin Schüller kündigte an: „Die Diskussion ist jetzt offiziell eröffnet.“

Beitragsbild: via DALL-E 2 (Text-zu-Bild-Generator unter Einsatz Künstlicher Intelligenz)